Ibland känner jag mig riktigt fiffig - om jag får säga det själv. Tänk att drabbas av minnes-förlust på söndag kväll och inte komma ihåg vilka viktiga möten vi har på jobbet kommande vecka. I min almanacka har jag bara antecknat mina egna möten. Då går jag in på hemsidan där vi har vår mail, växlar över till kalendern i Outlook och läser vår gemensamma kalender. Där finns tiderna för möten i ledningsgrupp och styrelse, föredrag, personalmöte, olika arbetsgrupper, intern kurs etc.
Det låter kanske inte särskilt märkvärdigt eftersom alla har en egen kalender i Outlook och kan dela den med andra om man vill. Det är bara att dela ut behörighet till vald person, så är den saken klar. Svårare är att skapa en grupp för många personer och ordna likvärdig behörighet åt alla medlemmar.
Tidigare skrev någon ett mötesschema för t ex ett halvår. Sedan bokades lokaler och ett nytt schema skickades ut. Successivt bokades fler möten och man hittade information om intres-santa föredrag i närheten. Vissa avdelningar skickar ut egna scheman över sina mötestider och där deltar några från vår avdelning. Det blev liksom lite rörigt med alla papper, mail, information på olika hemsidor etc. Det gick inte att få en samlad bild över alla möten som vår personal berörs av på ett eller annat sätt.
Med lite egen tankemöda, registrering av vår grupp och assistans med behörigheter av IT-support ordnades en gemensam kalender. Där har jag registrerat alla kända möten som vi berörs av. Av det får vi en bra överblick och man kan lätt förstå när olika personer är till-gängliga eller upptagna. Dessutom behöver man inte skriva ut flera olika scheman att bläddra i. Nu kan vi hålla kalendern á-jour successivt på ett enda ställe.
